Цифровые технологии в делопроизводстве

22 сент. 2020 г.

9 мая 2017 года Президент Российской Федерации подписал Указ № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». В развитие данного Указа Правительство Российской Федерации 28 июля 2017 г. распоряжением № 1632-р утвердило программу «Цифровая экономика Российской Федерации».
Это словосочетание сейчас у всех «на устах». О нем говорят на любом более или менее значимом мероприятии, связанном с управлением, бизнесом, государством, научной, образовательной сферой. Это вполне объяснимо. Внедрение во все сферы жизни людей информационных технологий — это объективная реальность сегодняшних дней. Не удивительно, что такая социально значимая составляющая жизни людей, как офисное обеспечение и делопроизводство также стали объектом пристального внимания руководителей многих российских предприятий.

Основными направлениями применения цифровых технологий в исследуемой области являются:

  • ведение электронного делопроизводства (только в электронном виде, без частичного или полного его дублирования в бумажном виде);
  • упрощение технологии взаимодействия с клиентами посредством создания личных кабинетов, через которые контрагенты могли бы отправлять различные запросы и получать запрашиваемую информацию;
  • электронные методы сбора, анализа и систематизации информации, связанной с трудовыми отношениями, внедрение электронных трудовых книжек.

Наибольшим преимуществом внедрения цифровых технологий в делопроизводстве и автоматизации работы с документами является сокращение временных расходов. При этом в первую очередь сокращается необходимость копирования документов, так как они есть в единовременном доступе в электронном виде для сотрудников, которым они нужны, что также экономит финансы на канцелярских материалах. Во-вторых, за счет одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом, сокращается время на его исполнение, ускоряются связанные с этим бизнес-процессы, вследствие чего могут быть быстрее выявлены проблемы и приняты по ним управленческие решения.

Для эффективного внедрения цифровых технологий в делопроизводстве сотрудникам необходимо иметь актуальные знания и умения. Особое значение приобретает способность специалистов самостоятельно получать значимую информацию из различных источников и использовать ее для решения прикладных задач. Реализация этих задач требует профессиональных умений и навыков в сфере использования современных программных продуктов и технических средств. К ним можно отнести работу с базами данных, компьютерными прикладными программами (Microsoft Office) и специализированным программным обеспечением специфичным для конкретной сферы деятельности.
На практике для того чтобы понять, на сколько возможно внедрение документации в электронном виде с технической точки зрения, решить организационные задачи, отработать методику, выявить возможные проблемы.
По цели воздействия выделяют три основных типа угроз безопасности электронной системы делопроизводства:

  • угрозы нарушения конфиденциальности информации направлены на перехват, ознакомление и разглашение секретной информации;
  • угрозы нарушения целостности информации, направлены на ее изменение или искажение, приводящее к нарушению ее качества или полному уничтожению (целостность документа определяется его полнотой и неизменностью);
  •  угрозы нарушения работоспособности (отказ в обслуживании): направлены на создание таких ситуаций, когда определенные преднамеренные действия либо снижают работоспособность системы, либо блокируют доступ к некоторым ее ресурсам.

Источниками внешних угроз могут являться недобросовестные конкуренты, преступные группировки. Источниками внутренних угроз могут быть отдельные лица административно-управленческого аппарата предприятия, персонал, технические средства обеспечения деятельности.
Анализ угроз безопасности электронного делопроизводства на предприятии позволяет определить степень опасности угрозы, а также способы их реализации, для того чтобы у предприятия была возможность, выявить и предотвратить угрозу электронному делопроизводству.
Основным способом снижения угроз было и остается резервное копирование документов, причем как электронное, так и физическое (ксерокопия с бумажного носителя или распечатка документа).
Таким образом, проблемы защиты информации стали более сложными и значимыми в связи с переходом жизненного цикла документированной информации на безбумажную, электронную основу с одновременным применением как «бумажных» технологий делопроизводства и документооборота, так и электронных с использованием автоматизированных информационных систем.

Напишите нам, какая упаковка вам нужна

Вы получите ответ от нас в течение 24 часов

Ваша заявка будет отправлена менеджерам региона «Москва», если это неверно, выберите другой регион:

До 20 файлов формата: jpeg/png/pdf/ai/cdr/doc(x)/xls(x), размер файла не более 10 Мб
Нажимая на кнопку вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
Данные не подлежат распространению в соответствии с ФЗ-152