Цифровые технологии в делопроизводстве
9 мая 2017 года Президент Российской Федерации подписал Указ №203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». В развитие данного Указа Правительство Российской Федерации 28 июля 2017 г. распоряжением № 1632-р утвердило программу «Цифровая экономика Российской Федерации».
Это словосочетание сейчас у всех «на устах». О нем говорят на любом более или менее значимом мероприятии, связанном с управлением, бизнесом, государством, научной, образовательной сферой. Это вполне объяснимо. Внедрение во все сферы жизни людей информационных технологий - это объективная реальность сегодняшних дней. Не удивительно, что такая социально значимая составляющая жизни людей, как офисное обеспечение и делопроизводство также стали объектом пристального внимания руководителей многих российских предприятий.
Основными направлениями применения цифровых технологий в делопроизводстве являются:
- ведение электронного делопроизводства (только в электронном виде, без частичного или полного его дублирования в бумажном виде);
- упрощение технологии взаимодействия с клиентами посредством создания личных кабинетов, через которые контрагенты могли бы отправлять различные запросы и получать запрашиваемую информацию;
- электронные методы сбора, анализа и систематизации информации, связанной с трудовыми отношениями, внедрение электронных трудовых книжек.
Наибольшим преимуществом внедрения цифровых технологий в делопроизводстве и автоматизации работы с документами является сокращение затрат времени как собственно на ведение документооборота, так и на поиск нужной информации.
При этом в первую очередь сокращается необходимость копирования документов, так как они есть в единовременном доступе в электронном виде для сотрудников, которым они нужны, что также экономит финансы на канцелярских материалах. Во-вторых, за счет одновременной работы нескольких сотрудников над одним документом, сокращается время на его исполнение, ускоряются связанные с этим бизнес-процессы, вследствие чего могут быть быстрее выявлены проблемы и приняты по ним управленческие решения.
Для эффективного внедрения цифровых технологий в делопроизводстве сотрудникам необходимо иметь актуальные знания и умения.
Особое значение приобретает способность специалистов самостоятельно получать значимую информацию из различных источников и использовать ее для решения прикладных задач.
Реализация этих задач требует профессиональных умений и навыков в сфере использования современных программных продуктов и технических средств. К ним можно отнести работу с базами данных, компьютерными прикладными программами (начиная с пакета Microsoft Office) и специализированным программным обеспечением специфичным для конкретной сферы деятельности.
На практике для того чтобы понять, на сколько возможно внедрение документации в электронном виде с технической точки зрения, решить организационные задачи, отработать методику, выявить возможные проблемы.
По цели воздействия выделяют три основных типа угроз безопасности электронной системы делопроизводства:
- угрозы нарушения конфиденциальности информации направлены на перехват, ознакомление и разглашение секретной информации;
- угрозы нарушения целостности информации, направлены на ее изменение или искажение, приводящее к нарушению ее качества или полному уничтожению (целостность документа определяется его полнотой и неизменностью);
- угрозы нарушения работоспособности (отказ в обслуживании): направлены на создание таких ситуаций, когда определенные преднамеренные действия либо снижают работоспособность системы, либо блокируют доступ к некоторым ее ресурсам.
Источниками внешних угроз могут являться недобросовестные конкуренты, преступные группировки.
Источниками внутренних угроз могут быть отдельные лица административно-управленческого аппарата предприятия, персонал, технические средства обеспечения деятельности.
Анализ угроз безопасности электронного делопроизводства на предприятии позволяет определить степень опасности угрозы, а также способы их реализации, для того чтобы у предприятия была возможность, выявить и предотвратить угрозу электронному делопроизводству.
Основным способом снижения угроз было и остается резервное копирование документов, причем как электронное, так и физическое (ксерокопия с бумажного носителя или распечатка документа).
Таким образом, проблемы защиты информации стали более сложными и значимыми в связи с переходом жизненного цикла документированной информации на безбумажную, электронную основу с одновременным применением как «бумажных» технологий делопроизводства и документооборота, так и электронных с использованием автоматизированных информационных систем.
