Как подготовить документы к сдаче в архив по итогам года: от формирования дел до архивных коробов

Передавать документы в государственный или муниципальный архив обязаны только организации, которые являются источниками комплектования. Остальные хранят документы сами — в собственном архиве или по договору со специализированной организацией.

Как подготовить документы: пошагово

1.   Сверьте дела с номенклатурой. Проверьте, что все дела за год закрыты, а переходящие дела отмечены.

2.   Проведите экспертизу ценности. Отберите дела, у которых истек срок хранения. Их выделяют к уничтожению по акту, а не выбрасывают.

3.   Сформируйте дела. В одно дело — документы одного календарного года, кроме переходящих и личных дел. В деле один экземпляр каждого документа; черновики и копии убирают. Приложения, листы ознакомления и согласования подшивают вместе с документом, к которому они относятся.

4.   Проверьте объем. Не больше 250 листов при толщине корешка до 4 см. Если документов больше, дело делят на тома.

5.   Оформите дело. Подшейте листы в твердую обложку — прошивка в четыре прокола, для малоформатных дел допускается три. Пронумеруйте листы, оформите заверительную надпись и, если требуется, внутреннюю опись.

6.   Составьте опись дел. Отдельные описи — для дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу.

7.   Упакуйте дела в архивные короба и подпишите торец каждого короба: организация, подразделение, год, номера дел по описи.

8.   Передайте дела в архив по описи и проверьте, что все дела на месте.

Сколько дел помещается в архивный короб

Короб подбирают по формату обложки и числу дел. Учтите, что твердая обложка дела немного больше листа А4: измерьте свою и сравните с внутренними размерами короба. В каталоге «Комупак» указаны именно внутренние размеры.

Сколько это весит. Лист офисной бумаги А4 плотностью 80 г/м² весит около 5 г, поэтому полное дело на 250 листов с обложкой — примерно 1,3–1,4 кг. Короб на 12 дел весит около 16 кг. Для таких коробов берите трехслойный картон Т-23: он прочнее Т-22 и лучше переносит штабелирование на стеллаже.

Все размеры — в разделе архивных коробов. Если формат дел нестандартный, например А3 или широкие папки, выгоднее заказать короб под нестандартный формат — дела не будут болтаться и мяться.

Как хранить архивные короба

• Помещение. Для небольшого объема достаточно запирающегося шкафа. Для большого нужно отдельное помещение с вентиляцией. Подвал для архива не подходит.

• Стеллажи, а не пол. Короба на полу впитывают влагу и мешают уборке. Нижнюю полку держите над полом.

• Без перепадов. Не ставьте короба у батарей, окон и наружных стен. На неотапливаемом складе зимой картон и бумага набирают влагу: по данным исследований, гофрокороб, который намок и высох, теряет 17–31% прочности на сжатие.

• Маркировка наружу. Ставьте короба подписанным торцом к проходу, чтобы нужное дело можно было найти без перестановки.

Если дела перевозят во внешний архив или на другой склад, архивные короба удобно сложить в большие четырехклапанные короба или закрепить на паллете стрейч-пленкой.

Частые ошибки

• Дела за разные годы подшиты в одно дело.

• Дело толще 4 см или больше 250 листов — его приходится переформировывать.

• В дело попали черновики, копии и дубли.

• Документы с истекшим сроком выброшены без акта.

• Дела хранятся в коробах из-под бумаги или в случайной таре: такие короба не рассчитаны на годы хранения и проседают в штабеле.

• Короба не подписаны, и найти нужное дело можно только перебрав весь архив.

Частые вопросы

Можно ли хранить документы в обычных коробках?

Можно, но неудобно. Архивный короб сделан под формат дел и закрывается крышкой, его удобно подписывать и ставить на стеллаж. Обычные коробы проседают под весом бумаги и мнут обложки.

Сколько листов должно быть в деле?

Не больше 250 листов при толщине до 4 см. Если документов больше, дело делят на тома.

Когда сдавать документы в архив организации?

Документы постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет — не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения дел. Документы со сроком хранения до 10 лет можно оставить в подразделении.

Обязательно ли передавать документы в государственный архив?

Только если организация входит в список источников комплектования государственного или муниципального архива. Остальные хранят документы самостоятельно или по договору со специализированной организацией.